A administração de dados é uma prática essencial em organizações modernas, visando gerenciar, organizar e otimizar o uso dos dados acumulados ao longo do tempo. Com a crescente dependência das empresas em informações precisas para tomadas de decisões e operações, a administração de dados tornou-se um pilar fundamental para manter a integridade, a acessibilidade e a utilidade dos dados armazenados. Neste artigo, exploraremos os conceitos centrais da administração de dados, seu papel no contexto empresarial e exemplos práticos de sua aplicação.

Imagine uma empresa de varejo que acumula uma vasta quantidade de dados, desde informações de clientes e histórico de compras até registros de estoque e relatórios financeiros. Se essa empresa não tiver uma estratégia eficiente de administração de dados, ela poderia enfrentar desafios como perda de informações críticas, duplicação de dados, dificuldades na localização de dados relevantes e falta de padronização nos processos de coleta e armazenamento de dados.

A administração de dados desempenha um papel fundamental na garantia da saúde e utilidade dos ativos mais preciosos de uma organização: seus dados. Além de gerenciar os aspectos técnicos do armazenamento e acesso aos dados, a administração de dados também está intrinsecamente ligada à memória organizacional, que é a soma de todo conhecimento e informações acumulados pela organização desde seu início. Abaixo temos uma estrutura de memória organizacional proposta por Walsh e Ungson (1991).

 

A memória organizacional é equivalente à memória humana em muitos aspectos. Da mesma forma que uma pessoa sem memória teria dificuldade em funcionar e aprender com experiências passadas, uma organização sem memória organizacional estaria fadada a cometer os mesmos erros, não aprender com sucessos passados e enfrentar dificuldades na tomada de decisões informadas. Nesse Contexto os dados possuem duas classificações, bem como dois tipos principais. Das classificações temos: Hard e Soft. Detalhando um pouco sobre cada, temos que.

Dados Hard: são frequentemente referidos como dados de produção ou dados operacionais. Eles representam informações essenciais para o funcionamento diário e os processos centrais de uma organização.

• Características: Esses dados são geralmente estruturados e altamente organizados. Eles incluem informações críticas para operações comerciais, como registros de clientes, transações financeiras, estoques de produtos e outros dados que são fundamentais para o core business da empresa.
• Valor: Os dados "Hard" são de extrema importância para a organização, pois estão diretamente relacionados às operações críticas. Eles são usados para tomar decisões comerciais, rastrear transações, gerenciar recursos e muito mais.

Dados Soft: São frequentemente referidos como dados não operacionais ou dados de suporte. Eles incluem informações que não são diretamente essenciais para a operação diária, mas têm valor para atividades como relatórios, análises e documentação.

• Características: Os dados são menos estruturados e variam em formato, incluindo relatórios gerenciais, correspondências internas, arquivos de suporte à decisão e outros dados que ajudam na compreensão e contextualização dos dados operacionais.
• Valor: Os dados "Soft" têm valor em termos de análise, revisão histórica e relatórios. Eles podem não ser essenciais para as operações diárias, mas contribuem para a compreensão e o aprendizado organizacional.

Quanto os tipos de dados temos os tipos: Estruturados e Não Estruturados. Definições melhores de cada um dos tipos abaixo.

Dados Estruturados são aqueles que se encaixam em um formato pré-definido e organizado. Geralmente, eles seguem um esquema ou um modelo específico, como tabelas em um banco de dados relacional, onde as informações são armazenadas em colunas e linhas.

• Características: Esses dados são altamente organizados e têm um esquema definido, o que significa que os tipos de dados em cada coluna são consistentes e bem entendidos. Isso facilita a consulta, a análise e a extração de informações específicas.
• Exemplos: Nomes de clientes, números de identificação, datas, preços de produtos em um catálogo, entre outros, são exemplos de dados estruturados.

Não Estruturados: são informações que não se encaixam em um formato fixo ou esquema definido. Eles podem ser de natureza diversa, incluindo texto, imagens, áudio, vídeo e outros formatos que não são facilmente organizados em tabelas ou colunas.

• Características: Esses dados são mais complexos de gerenciar, pois não possuem uma estrutura uniforme. Isso torna o armazenamento e a recuperação mais desafiadores, mas também permite a captura de informações mais ricas e diversas.
• Exemplos: E-mails, postagens em mídias sociais, transcrições de áudio, vídeos de treinamento, documentos não formatados são exemplos de dados não estruturados.

Administrador de Dados

O administrador de dados desempenha um papel vital na preservação da memória organizacional. Ao estabelecer políticas e padrões para a coleta, armazenamento e recuperação de dados, eles garantem que o conhecimento e as informações acumulados sejam mantidos em um formato acessível e utilizável. Eles definem os tipos de dados que são essenciais para a organização, criam estruturas para garantir a consistência e a integridade dos dados e monitoram ativamente a qualidade dos dados armazenados.

 

Deve-se lembrar que o Administrador de dados é uma função que pode ser exercida por uma ou mais pessoas. Essas pessoas podem ser desenvolvedores, analista de BD ou um Administrador. Este conjunto de pessoas é chamado de Equipe de Administração de Dados.

Além disso, o administrador de dados é responsável por garantir a continuidade das operações da organização, mesmo quando membros chave da equipe saem. Através de uma administração eficiente, eles podem evitar a perda de conhecimento crítico, assegurando que informações e práticas valiosas sejam registradas e compartilhadas. Isso não apenas protege a organização contra riscos, mas também permite a evolução contínua, uma vez que novos membros da equipe podem se beneficiar do conhecimento histórico.

Níveis de Gerência de Dados

A administração de dados também opera em diferentes níveis de gerência de dados: o nível de Projeto e o nível de Sistema. O nível de Projeto está mais focado na implementação prática, otimização e eficiência do banco de dados. Aqui, o administrador de dados lida com a criação de novas bases de dados, atribuição de direitos de acesso, monitoramento do uso do banco de dados e ações que visam melhorar a performance e a utilização efetiva dos dados.

Por outro lado, o nível de Sistema concentra-se no planejamento estratégico e no desenvolvimento de políticas globais relacionadas ao gerenciamento e uso de dados. Essa camada de gerenciamento visa estabelecer estratégias de dados alinhadas aos objetivos da organização, definindo como os dados são adquiridos, armazenados, compartilhados e protegidos. O nível de sistema também pode abranger a gestão de dados corporativos tanto eletrônicos quanto não eletrônicos, para garantir que o conhecimento seja centralizado e acessível. Sumarizando, temos as seguintes responsabilidades para cada nível de projeto.

 

Detalhando as responsabilidades, no nível de Projeto, as responsabilidades associadas incluem:

• Otimização do BD e Eficiência: Garantir que os bancos de dados sejam configurados e operem de maneira otimizada, com atenção à velocidade de recuperação, armazenamento e processamento de dados.
• Criação de Novas Bases de Dados: Avaliar as necessidades da organização e criar novas bases de dados conforme necessário, garantindo a estrutura adequada e a integridade dos dados.
• Definição de Direitos de Acesso: Estabelecer e gerenciar os direitos de acesso aos dados, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham permissão para visualizar, modificar ou excluir informações sensíveis.
• Monitoramento do Uso dos Bancos de Dados: Acompanhar o uso dos bancos de dados, identificando padrões de acesso, gargalos de desempenho e áreas que possam necessitar de otimização.

No nível de Sistema, as responsabilidades associadas a ele englobam:

• Determinação de Políticas e Procedimentos Globais: Definir diretrizes claras para a coleta, armazenamento, compartilhamento e proteção de dados, assegurando conformidade com regulamentações e padrões internos.
• Elaboração de Estratégia de Dados: Criar uma estratégia coesa para a aquisição, utilização e manutenção dos dados, alinhada aos objetivos estratégicos da organização.
• Criação de Especificações de Arquitetura de Informação: Definir a estrutura e organização dos dados em toda a organização, garantindo consistência, padronização e facilitando a interoperabilidade.
• Gestão de Dados Eletrônicos e Não Eletrônicos: Supervisionar não apenas os dados eletrônicos, mas também garantir que informações em formatos não eletrônicos, como documentos impressos ou registros manuais, sejam integrados e gerenciados de forma eficaz.

Em resumo, a administração de dados transcende a simples manutenção de informações organizacionais. Ela incorpora a Memória Organizacional como um ativo valioso e confia no papel do Administrador de Dados para orquestrar a gestão, qualidade e integridade dos dados. Os diferentes Níveis de Gerência de Dados completam essa estrutura, garantindo que a abordagem seja holística, eficaz e alinhada aos objetivos estratégicos da organização.

Um exemplo prático de administração de dados é a implementação de um sistema de gerenciamento de banco de dados para uma empresa de saúde. O sistema pode conter registros de pacientes, histórico médico, resultados de testes e receitas médicas. Ao administrar esses dados de forma eficiente, a clínica pode garantir que os registros do paciente estejam sempre acessíveis, precisos e protegidos, facilitando diagnósticos, tratamentos e compartilhamento de informações entre médicos.

Outro caso de aplicação é em uma empresa de logística, que administra dados sobre rotas de entrega, horários, estoque e desempenho de veículos. Com uma administração adequada, a empresa pode otimizar suas operações, minimizar atrasos, evitar problemas de estoque e fornecer informações em tempo real para clientes e parceiros.

A administração de dados desempenha um papel crítico em um mundo orientado por informações. Ela permite que as organizações organizem, gerenciem e utilizem seus dados de maneira eficiente, impulsionando a tomada de decisões informadas e operações fluidas. Ao adotar práticas de administração de dados, as empresas podem evitar a perda de informações valiosas, reduzir erros e redundâncias, melhorar a colaboração entre equipes e fornecer um alicerce sólido para a evolução sustentável. Portanto, compreender e aplicar os conceitos da administração de dados é essencial para o sucesso a longo prazo em um mundo movido por dados.

Atividade de Fixação

No intuito de fixar a aprendizagem iniciada por meio deste módulo e verificar como seu entendimento sobre este conteúdo está, estão sendo sugeridos alguns exercícios de fixação para serem resolvidos. Clique no link de exercícios ao lado, pois será por meio dele iniciada a lista de exercícios sobre os conteúdos estudados até este momento nesta disciplina.